Trong thời điểm hiện tại, Work from home (hay còn gọi là làm việc tại nhà) dần được chấp nhận như là cách thức “sống chung với lũ Covid-19” của các công ty, khi mà nhiều tỉnh thành phải thực hiện giãn cách xã hội, mọi người được yêu cầu ở trong nhà, hạn chế đi ra ngoài để góp phần chống dịch Covid-19.
Tuy Work from home đã ngày càng phổ biến nhưng mọi người vẫn cảm thấy chưa quen.
Work from home được xem là thử thách, vì phải chuyển dịch môi trường làm việc, từ làm việc tập thể chuyển thành làm việc đơn lẻ, từ giao tiếp trực tiếp chuyển thành giao tiếp từ xa. Tuy nhiên, có thay đổi sẽ có cơ hội mới. Cho nên, những ai nhanh chóng thích nghi và biến việc làm việc tại nhà thành cơ hội phát triển công việc và phát triển bản thân sẽ tạo ra những thành quả mới, bước tiến mới cho công việc và cho bản thân.
Vậy làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả như làm việc ở công ty?
Thật ra, để có thể làm việc hiệu quả ở bất cứ nơi đâu, không chỉ ở nhà, mà kể cả ở công ty, hay ở một nơi xa nào đó, thì bạn đều cần phải để tâm đến 4 khía cạnh quan trọng sau:
– Động lực làm việc
– Tinh thần làm việc, trạng thái làm việc
– Hiệu suất công việc
– Phát triển bản thân trong công việc
Trong 4 khía cạnh này có tổng cộng 11 điều cần thiết nhất mà tôi đã áp dụng trong thời gian vừa qua, để giờ đây có thể chia sẻ lại cho bạn. Mong rằng bạn cũng sẽ đạt được những kết quả tốt vượt bậc từ Work from home trong mùa dịch Covid 19.
Chúng ta cùng đi vào từng khía cạnh 1 nhé.
Nội dung chính
PHẦN 1, ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC.
Động lực làm việc thì được chia thành 2 loại, đó là động lực làm việc bên ngoài và động lực làm việc bên trong.
Động lực làm việc bên ngoài lớn nhất chính là môi trường làm việc của bạn, là đồng nghiệp, là cấp trên, cấp dưới, là những deadline tới hạn buộc bạn phải chạy theo.
Khi đến công ty làm việc mỗi ngày, bạn có môi trường tập trung cho công việc, bạn thấy ai cũng lo làm việc nên bản thân cũng sẽ làm việc. Thời gian làm việc tại công ty có giới hạn nên bạn thường tranh thủ làm xong việc trước khi ra về.
Khi làm việc tại nhà, môi trường làm việc tự do, không có sếp lẫn đồng nghiệp xung quanh, không bị buộc phải làm việc theo thời gian quy định, muốn lúc nào thì làm, khiến cho bạn mất đi động lực làm việc ít nhiều, có thể trở nên trì hoãn.
Động lực làm việc bên trong đến từ bên trong của chính bạn. Đó chính là mục tiêu công việc, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu tài chính… của bạn. Nếu bạn là người có những mục tiêu rõ ràng, thì dù bạn làm việc ở bất cứ nơi đâu bạn cũng đều làm việc vô cùng hiệu quả. Như đối với tôi đi, khi khoảng thời gian phải làm việc tại nhà trong đợt dịch lần này khá dài, tôi lại thấy hiệu suất làm việc của mình còn tăng cao hơn, vì không phải mất thời gian ra ngoài di chuyển tới lui, lại có được sự tập trung khi có nhiều thời gian hơn được ở 1 mình.
Để tạo động lực làm việc bên ngoài lẫn bên trong, bạn có thể thực hiện theo 3 điều sau đây:
Điều 1. Tái lập môi trường làm việc ngay tại nhà.
Bạn bày trí, bạn thiết kế góc làm việc tại nhà sao cho giống như nơi làm việc của bạn ở công ty, có đầy đủ máy tính, tài liệu làm việc cần thiết… Điều này sẽ giúp cho bạn nghiêm túc hơn khi ngồi vào bàn làm việc.
Bạn cũng có thể đặt thêm một tấm bảng ngay tầm mắt ở bàn làm việc để viết ra những ghi chú cần làm. Hoặc nếu không có bảng, bạn có thể thay bằng việc giấy dán sticker. Miễn sao những ghi chú nhắc nhở bạn ở ngay tầm mắt khi bạn ngồi vào bàn làm việc.
Bạn cũng cần giữ nguyên thời gian biểu như khi đi làm. Sáng mấy giờ bạn cần thức dậy để chuẩn bị đi làm, mấy giờ bạn cần phải ăn sáng xong, mấy giờ bạn ngồi vào bàn làm việc, mấy giờ bạn sẽ nghỉ ngơi thư giãn giữa giờ, mấy giờ bạn nghỉ trưa, mấy giờ bạn kết thúc làm việc tại công ty và đi về nhà…
Khi bạn giữ nguyên lịch làm việc, lịch sinh hoạt y như lúc đi làm, bạn sẽ nhận ra thời gian không vô tận như bạn “cảm thấy”. Bạn sẽ phải tập trung hơn khi làm việc, để có thời gian nghỉ ngơi thật sự sau khi hoàn thành công việc.
Ngoài ra, trước khi ngồi vào làm việc, bạn có thể thay trang phục đi làm. Nếu là nữ, bạn có thể trang điểm thật đẹp nếu thấy điều đó cần thiết để tạo cho mình sự hứng khởi với công việc.
Điều 2. Chủ động giao tiếp.
Bạn hãy chủ động giao tiếp định kỳ với công ty, với cấp trên, với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác … bằng cách đặt ra thời gian cho những cuộc họp online định kỳ hoặc trao đổi online định kỳ.
Điều này sẽ giúp bạn không thấy mình bị lạc lỏng, bị đơn độc, mà thật sự vẫn đang có 1 vai trò trong hoạt động của công ty, có sự liên hệ mật thiết với mọi người trong công ty. Từ đó thúc đẩy bạn làm việc để ở mỗi cuộc họp, mỗi cuộc nói chuyện online “còn có chuyện gì đó để nói”.
Điều 3. Có Kế hoạch làm việc cụ thể.
Bạn lên kế hoạch làm việc cụ thể với danh sách những việc cần làm trong ngày.
Khi có danh sách chi tiết những việc cần làm với thời hạn cần hoàn thành, bạn sẽ có thêm động lực thúc đẩy bạn làm việc và hoàn thành công việc đúng hạn.
PHẦN 2, TINH THẦN LÀM VIỆC, TRẠNG THÁI LÀM VIỆC.
Để có tinh thần làm việc tại nhà tốt, bạn cần biết cách tạo hứng thú bằng những phần thưởng nho nhỏ, những nghi thức thú vị dành cho bản thân hoặc vận động cơ thể để kích thích cảm hứng làm việc.
Cụ thể như sau:
Điều 4. Hiệu quả bất ngờ từ những phần thưởng nhỏ.
Với những việc cần làm ngay, và có thể hoàn thành trong vòng 1 buổi, bạn có thể chuẩn bị sẵn 1 phần thưởng nhỏ dành cho bản thân. Gợi ý cho bạn, lựa chọn dễ kích thích nhất ở đây là đồ ăn, thức uống, có thể là 1 ly sữa cacao đá, có thể là 1 món trái cây, hoặc món ăn yêu thích của bạn, và đặt ra mục tiêu khi hoàn thành việc sẽ được thưởng thức.
Cảm giác sắp được ăn/uống món yêu thích nó kích thích lắm bạn ạ. Đôi khi bạn còn hoàn thành công việc sớm hơn thời gian dự tính nữa đấy.
Với những mục tiêu công việc xa hơn, đòi hỏi phải mất vài ngày hoặc vài tuần mới có thể hoàn thành, bạn chọn phần thưởng lớn hơn, giá trị hơn để có động lực hành động mỗi ngày cho đến khi đạt mục tiêu.
Điều 5. Nghe nhạc theo trạng thái tinh thần.
Khi bạn đang cảm thấy buồn ngủ, hoặc thấy chán chán, thấy mất tập trung, hãy nghe một chút thể loại nhạc dance, rap, hoặc rock để nhanh chóng phấn chấn trở lại. Bạn có thể đứng lên nhún nhảy theo điệu nhạc, hoặc kết hợp nhạc thực hiện một bài thể dục ngắn trước khi quay trở lại làm việc, bạn sẽ thấy mình đã lên tinh thần rất nhiều.
Còn khi bạn cần ngẫm nghĩ, cần cân nhắc để giải quyết vấn đề, hoặc bạn muốn thư giãn, nghỉ ngơi, muốn có giấc ngủ ngắn nhưng sâu thì bạn sẽ cần đến những kiểu nhạc nhẹ nhàng thư giãn, nhạc thiền, nhạc sóng não alpha.
Điều 6. Tinh dầu, liệu pháp tuyệt vời cho tinh thần sảng khoái.
Một chút tinh dầu sẽ giúp bạn thư thái, minh mẫn hơn, từ đó tinh thần làm việc cũng hứng khởi hơn.
Bạn có thể sử dụng dạng đèn xông tinh dầu bằng nhiệt, hoặc đèn xông tinh dầu phun sương đều được. Nếu “phòng làm việc” tại gia của bạn có máy lạnh thì đèn xông tinh dầu phun sương sẽ thích hợp hơn. Nó giúp da của bạn không bị khô vì cung cấp thêm hơi nước cho căn phòng.
Một số loại tinh dầu yêu thích giúp tôi tập trung làm việc là tinh dầu sả chanh, tinh dầu quế, tinh dầu bạc hà. Còn khi nghỉ ngơi, bạn có thể dùng các loại tinh dầu có mùi hương ngọt ngào hơn được chiết xuất từ các loại hương hoa, như lavender, hoa hồng, hoa anh thảo…
Điều 7. Tập thể dục.
Có vẻ như không liên quan cho lắm, nhưng tập thể dục lại là cách không thể thiếu nếu bạn muốn có một tinh thần minh mẫn và làm việc hiệu quả, ngoài ra, dĩ nhiên còn được đẹp nữa. Sau mùa dịch bạn vừa có nhiều thành quả trong công việc, vừa giữ được thân hình chuẩn, còn gì bằng phải không nào?
Mỗi ngày dành ra ít nhất 30 phút để vận động, bạn sẽ có cơ thể khỏe mạnh và tinh thần sảng khoái, lạc quan thấy rõ. Bạn có thể chọn các loại bài tập thể dục khác nhau như yoga, chạy bộ tại chỗ, tập plank, tập các bài tập cho lưng, cơ, đùi, bụng… để cơ thể được khỏe và đẹp nhé.
Ngoài cơ thể, não cũng cần được bạn chăm sóc đấy. Phương pháp ngồi thiền sẽ có ích trong trường hợp này, giúp não của bạn được thư giãn. Mỗi ngày, bản thân tôi dành ra từ 10-30 phút cho việc ngồi thiền. Và hiệu quả mang lại là làm việc vô cùng tỉnh táo và sảng khoái.
PHẦN 3, HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC.
Để làm việc có hiệu suất cao, điều bạn cần lưu ý là tránh bị phân tán và biết tận dụng công nghệ để phục vụ cho công việc.
Điều 8. Tránh bị phân tán.
Khi ở nhà, bị tách khỏi môi trường làm việc, bạn dễ bị phân tán do cái bẫy về môi trường tự do và thời gian tự do. Có vẻ như không ai quan sát được bạn đang làm gì, có vẻ như thời gian bạn có là vô tận, nên dễ sa đà vào những việc không hề quan trọng nhưng vô cùng dễ chịu như giải trí, xem phim, lướt face… Đã sa vào rồi thì rất khó dứt ra. Chứ còn gì nữa. Đang xem phim giữa chừng mà kêu dừng lại đi làm việc thì có tinh thần làm mới là lạ.
Vì vậy, để tránh những cám dỗ ngọt ngào này, bạn cần giữ nguyên thời gian biểu như khi đi làm. Tập trung làm việc trong “giờ làm việc”, và thật sự nghỉ ngơi vào “giờ nghỉ ngơi”.
Ngoài ra, bạn cần viết ra những việc cần làm ngay trong ngày để chúng nhắc nhở bạn phải hoàn thành.
Khi ở nhà, bạn còn bị phân tán sự tập trung bởi những việc nhà phát sinh, đặc biệt là nếu bạn sống chung cùng với gia đình. Nào là “ra siêu thị xếp hàng mua thực phẩm về cho mẹ”, nào là lo nấu ăn, lo dọn dẹp, đi đổ rác… ngày nào cũng loay hoay với 101 việc nhà.
Cách giải quyết cho vấn đề phân tán này là, bạn có thể trao đổi trước để người nhà để họ hiểu bạn, dù bạn ở nhà nhưng vẫn đang làm việc. Và hãy cho bạn không gian làm việc riêng. Bạn sẽ làm việc nhà vào những giờ nghỉ ngơi của bạn.
Điều 9. Sức mạnh của các ứng dụng, công cụ phục vụ cho công việc.
Để làm việc đạt hiệu suất tốt hơn, bạn nên sử dụng các ứng dụng có sẵn dành cho smart phone, hoặc các công cụ trực tuyến hỗ trợ cho công việc.
Khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến, bàn công việc trực tuyến với cấp trên, cấp dưới, hoặc đồng nghiệp, bạn có thể chọn sử dụng các ứng dụng như Zoom, Google Meet, Skype, Zalo… Các ứng dụng này đều có thể dùng được cho cả điện thoại lẫn máy bàn, máy laptop. Bạn chỉ cần đăng ký account là có thể bắt đầu tạo các cuộc gặp trực tuyến ngay và luôn.
Ngoài ra, đây là một số công cụ/ứng dụng mà tôi cũng đang dùng để quản lý công việc cá nhân, công việc của công ty, và cả cho việc follow các học viên của mình, bạn có thể tham khảo để sử dụng cho mình nhé.
Để giúp phân công công việc, nhắc việc, và quản lý công việc hiệu quả, tôi sử dụng Trello.
Để hướng dẫn, đào tạo nhân sự, hoặc hướng dẫn cho học viên, đội nhóm, thì công cụ Padlet vô cùng hữu ích.
Để bạn brainstorm ý tưởng hoặc ghi tóm tắt lại một nội dung gồm có nhiều phần, bạn có thể sử dụng Xmind hoặc Mindmup.
Công cụ để note ghi nhớ nhanh thì tôi hay dùng Google Keep.
Công cụ giúp ghi nhớ và nhắc nhở những sự kiện hoặc thời hạn công việc theo ngày, theo giờ thì P dùng Google Calendar.
Và ứng dụng Tomato Timer giúp nhắc nhở những khoảng nghỉ ngơi ngắn cho bạn ngay trên màn hình máy tính.
PHẦN 4, PHÁT TRIỂN BẢN THÂN.
Để phát triển bản thân khi làm việc tại nhà, bạn cần có những mục tiêu rõ ràng, sau đó là lên kế hoạch và kiên trì thực hiện.
Điều 10. Học thêm điều mới.
Nếu mục tiêu của bạn là học kiến thức, kỹ năng mới cần thiết cho công việc, hoặc học 1 bộ môn mà bạn yêu thích nhưng vẫn chưa có dịp được học, Work from home là cơ hội tốt để bạn có thêm thời gian cho việc học tập. Bạn có thể tìm và tham gia khóa học online, hoặc tự học qua việc đọc sách và xem những hướng dẫn trên mạng.
Điều 11. Những ý tưởng mới.
Còn nếu mục tiêu của bạn là để cải tiến công việc, để giúp công ty nâng cao năng suất, tiết giảm chi phí hoặc tăng doanh thu… thì bạn có thể xem xét lại các quy trình làm việc, quan sát lại các cách thức tổ chức giao việc… để tìm xem có chỗ nào cần cải thiện hoặc đổi mới không.
Làm việc ở nhà càng là cơ hội tốt để bạn ngẫm nghĩ lại về cơ cấu tổ chức, về quy trình, về hệ thống… của công ty, sao cho chi phí được hạn chế, doanh thu được tăng lên.
Đặc biệt nếu bạn là sếp, điều này càng cấp thiết phải được bạn quan tâm xem xét.
Còn nếu bạn đang đi làm, mà trong tình hình dịch căng thẳng khó khăn như thế này bạn có thể đưa ra những đề xuất cho công ty, thì bạn sẽ được công ty đánh giá cao về tinh thần làm việc. Biết đâu công ty sẽ giao cho bạn phụ trách việc thực hiện sáng kiến mới, với mức tăng lương tăng lên?
Trong mùa dịch này, khi mà các công ty đều gặp phải khó khăn trong kinh doanh, khi mà rất nhiều người lao động bị mất đi việc làm, thì chỉ có nổ lực làm việc, tập trung làm việc, có đóng góp hiệu quả cho công ty mới đảm bảo công việc của bạn đi theo chiều hướng tích cực.
11 điều cần thiết trên đây sẽ giúp bạn từ một người có trạng thái uể oải với công việc thành 1 người tích cực và làm việc hiệu quả. Bạn nghĩ thế nào nếu sau thời gian nghỉ dịch làm việc tại nhà, bạn loại bỏ được thói quen xấu và có thêm vài thói quen tốt, góp phần cho sự thành công của bạn trong thời gian sắp tới? Cũng đáng lắm phải không nào?
Nếu vậy thì hãy bắt đầu hành động ngay từ hôm nay bạn nhé.
Khi Work from home trong mùa dịch này, nhờ có động lực làm việc từ bên trong, nhờ biết cách để có tinh thần làm việc tích cực mà bản thân tôi vẫn luôn hứng thú làm việc mỗi ngày, lại còn học thêm được nhiều thứ mới. Và cả đội ngũ của team Tini&Me cũng đều như vậy.
Hiện tại, ngoài thời gian làm việc ra, mỗi ngày tôi còn có trung bình khoảng 1h30 dành cho việc đọc sách hoặc tự học, 1h dành cho thể dục vận động, 20’ thiền và 1h30 dành cho việc dạy con, hướng dẫn con học làm việc nhà và học các kỹ năng mềm.
Tóm lại, Work from home là thách thức hay cơ hội do chính ta quyết định.
Xem video của bài viết tại đây:
Chúc bạn sẽ vượt qua đợt dịch kéo dài lần này với tinh thần lạc quan tích cực, hướng đến làm việc tại nhà hiệu quả và phát triển bản thân hiệu quả.
Võ Ngọc Đông Phương
——————
Bạn cũng muốn đọc:
Chương Trình “Trà Sữa Buổi Sáng” Là Gì?
