Chủ đề “thiếu tập trung” “mất tập trung” “nên làm gì để làm việc hiệu quả” cũng là một trong những câu hỏi phổ biến tôi thường xuyên nhận được. Trong bài viết này, tôi gửi đến bạn 9 từ khóa cần nhớ, giúp bạn làm việc tập trung, không còn lan man, không còn mất tập trung nữa.
Những chia sẻ này đều là những gì thực tế tôi đã làm để nói không với xao nhãng, với mất tập trung. Bạn cùng xem nhé.
Nội dung chính
1. CHIA NHỎ VIỆC
Bạn có những mục tiêu dài hạn theo năm, rất lớn, rất hoàng tráng, rất hoài bão lý tưởng, và… cũng rất khó mà đạt được trong ngày 1, ngày 2. Càng tự tin vào khả năng bản thân mà nóng vội muốn đạt được mục tiêu thì càng dễ nản, dễ từ bỏ mục tiêu.
Từ khóa đầu tiên là chia nhỏ mục tiêu dài hạn của bạn ra, càng nhỏ càng tốt, từ năm chia nhỏ thành tháng, rồi chia nhỏ nữa theo ngày, chia nhỏ nữa theo giờ.
Nếu bạn biết cụ thể mỗi ngày bạn cần dành thời gian 1 giờ đồng hồ để làm cụ thể 1 việc nào đó, để đạt được điều gì đó trong 1 năm sắp tới, bạn sẽ dễ nhớ và dễ dàng tập trung thực hiện hơn rất nhiều.
2. TO DO LIST
Những người có sự tập trung cao với công việc luôn làm to do list mỗi ngày.
To do list sẽ nhắc nhở cho bạn biết trong 1 ngày bạn cần phải làm bao nhiêu đầu việc. To do list giúp bạn biết nên tập trung vào việc gì, và những việc gì không cần tập trung, thay vì bạn dàn trải thời gian cho “tất cả mọi việc”.
Tôi thường làm to do list cho ngày hôm sau vào tối ngày hôm trước. Trong đó có từ 1-5 việc cần thiết nhất cần làm. Trong số 1-5 việc cần thiết đó lại chọn ra 1 việc quan trọng nhất phải làm đầu tiên. Bạn làm thử nhé. Hãy tin tôi, nó vô cùng hiệu quả để giúp bạn làm việc tập trung.
3. CÓ THƯỞNG CÓ PHẠT
Để tập trung và hướng đến đạt mục tiêu trong ngắn hạn lẫn dài hạn, nên đặt ra luật thưởng phạt cho bản thân nếu thực hiện hoặc đã không thực hiện việc nào đó vào thời gian đã lên kế hoạch. Muốn có thưởng và sợ bị phạt là nguồn động lực khiến bạn phải tập trung hơn cho công việc.
Lưu ý, từ khóa này chỉ có tác dụng khi bạn thực hiện đúng như luật thưởng phạt đã đặt ra. Nếu bạn cho qua và không tuân thủ luật, mọi thứ vẫn dậm chân tại chỗ.
Dùng những sở thích của bạn để làm hình phạt có tác dụng rất lớn.
Ví dụ bạn có thể dùng một thức uống hoặc món ăn yêu thích làm phần thưởng bạn tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành việc theo to do list đã viết ra.
Ví dụ bạn rất thích đi cà phê với nhóm bạn thân mỗi tuần, hình phạt bạn phải nhận nếu không làm việc tập trung là bạn không được đi cà phê và không gặp nhóm bạn trong 2 tuần tiếp theo.
4. CAM KẾT CÔNG KHAI
Cam kết công khai với đồng nghiệp, với người thân, với những người bạn mà bạn thường xuyên gặp, hoặc đăng public lên mạng xã hội cho mọi người đều biết cũng là 1 cách tạo áp lực buộc bạn phải tập trung làm việc, nếu không thì… mất mặt lắm.
5. THỰC HIỆN CÙNG NHIỀU NGƯỜI
Nhiều người có chung 1 việc muốn làm, cần làm, hoặc có cùng 1 mục tiêu muốn đạt được sẽ thúc đẩy nhau cùng tập trung thực hiện.
Bạn hãy tìm 1 nhóm người đang cùng thực hiện việc giống như bạn, hoặc muốn làm việc như bạn đang làm, để làm cùng với họ, bạn sẽ có động lực và muốn tập trung làm việc đó hơn.
6. BIẾT SAY NO
Có rất nhiều điều thú vị mà bạn muốn làm. Nhưng thời gian của bạn là hữu hạn. Bạn không thể dành thời gian cho tất cả mọi việc.
Để đạt được một mục tiêu cụ thể đã lên kế hoạch, bạn cần biết say no với những người, những việc không liên quan đến mục tiêu của bạn.
7. TRONG TẦM TAY TẦM MẮT
Bạn hãy để to do list và những vật dụng liên quan đến việc cần làm ngay trong tầm tay tầm mắt của bạn. Điều này sẽ giúp bạn không quên việc cần làm và tập trung cho chúng hơn.
Ví dụ, bạn cần phải gọi điện cho 10 khách hàng mỗi ngày, thì danh sách khách hàng và chiếc điện thoại cần để ngay vị trí dễ nhìn thấy, dễ lấy ra nhất trên bàn làm việc của bạn.
8. LÊN LỊCH CỐ ĐỊNH
Có những việc cần thiết phải làm mỗi ngày, nhưng không phải là việc quan trọng của bạn, như việc lướt face, trả lời comment, inbox, email…
Bạn không cần check status, check các hộp thư liên tục và trả lời ngay lập tức, nó sẽ ngốn rất nhiều thời gian của bạn mà đáng lẽ bạn cần dùng cho việc quan trọng.
Để tập trung hơn, bạn hãy lên lịch cố định cho những việc dạng “cần thiết nhưng không quan trọng” này. Đúng giờ vào check và trả lời, hết thời gian thoát ra làm việc khác.
Tôi vẫn luôn áp dụng như thế và nó tiết kiệm cho tôi cả khối thời gian để có thể tập trung vào những việc quan trọng.
Tôi đặc biệt càng thấm về tính hiệu quả của từ khóa này khi đọc quyển sách “Tuần làm việc 4 giờ” của tác giả Timothy Ferriss. Nếu bạn muốn có cái nhìn sâu sắc hơn về làm việc hiệu quả, biết quý trọng thời gian, thì bạn nên tìm đọc quyển sách này nhé, rất đáng đấy.
9. SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG MINH
Công nghệ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, cũng có thể chiếm thêm thời gian của bạn. Do đó bạn cần sử dụng công nghệ thông minh để phục vụ cho các mục tiêu của mình.
Sử dụng những app giúp tiết kiệm thời gian làm việc như quản lý công việc bằng Trello, nhắc việc bằng Lịch nhắc việc trên điện thoại hoặc Google Calendar, nhắc nhở tập trung bằng Pomodoro, tóm tắt ghi chép với XMind…
Khi sử dụng những app mạng xã hội như Facebook, Zalo, Tango… nên dùng có mục đích cụ thể và dùng trong thời gian được giới hạn, nếu không rất dễ sa đà làm mất nhiều thời gian.
Với những app làm mất thời gian nhưng không phục vụ gì cho công việc như các app trò chơi, tốt nhất nên dứt khoác gỡ bỏ khỏi điện thoại và máy tính.
Vậy là bạn đã đi qua 9 từ khóa cần nhớ giúp làm việc tập trung. Tôi sẽ rất vui nếu bạn phản hồi cho tôi những kết quả bạn đạt được khi sử dụng những từ khóa này. Chúc bạn có những áp dụng tốt và làm việc ngày càng hiệu quả.
Võ Ngọc Đông Phương
——————
Bạn cũng muốn đọc:
Làm Sao Để Tìm Được Công Việc Đam Mê Hả Chị?
Insight Về Digital Marketing Của Các Boss, Yêu Hay Không Yêu Nói Một Lời
